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数字化加工及档案托管业务介绍

 档案管理部门急需提高信息化水平,建立精干高效的信息资源管理系统,使用档案信息资源服务于市场,服务于社会。而要达到这些目标,首先就要将档案信息资源数字化。

 
长期以来,档案管理部门的档案都是以纸张形式存在的,而且都是用手工的方式处理繁重的档案管理工作,如查询、借阅、复印、记录查询情况等。传统的档案管理工作在档案的保存、内容的分级管理、档案的及时调阅以及档案资源的有效利用等方面存在很多问题,如管理成本高、接待查询工作繁重、容易造成档案的损坏、档案内容无法分级管理、资源无法充分利用等等,这些不仅影响了工作效率,也降低了社会效益和经济效益。而且档案的扫描和要素的录入都是十分繁重的简单重复劳动,需要耗费大量的人力资源,在目前国内企业筹划上市,实施精细化管理的前提下,为实现档案的电子化而专门成立一个庞大的部门,招聘许多人员来做这些辅助工作实在是一种浪费。完全可以通过外包将这一工作任务分解出去。
 
档案数字化是将各种纸质档案通过计算机技术转换为数字化的信息,完成档案信息化的基础建设,这些信息通过高速宽带通信网络设施相连接并提供利用,实现真正的资源共享。扫描服务则是由专业公司提供人力和设备,将纸质档案通过扫描仪转换成电子影像,自动或人工建立索引,保存至存储设备,支持客户远程查询利用。