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组织档案借阅

 提供外借

提供外借是指档案部门为满足特定利用需求,暂时将档案及其信息加工材料提供给用户供其在档案部门以外场所使用的一种提供利用方式。这里所谓“特定利用需求”是指用户对某些档案及其信息加工材料需要在短时间内频繁使用,或者需要由较多人员共同使用和进行集体讨论研究。

提供外借,就用户而言,使用起来更加方便和自由;就档案部门而言,而削弱了监护控制。因此,即要尽可能满足特定的需要,又要区别情况,适当控制。一般地讲,重份档案及其信息加工材料从宽,孤本的档案及其信息加工材料从严;本单位内部外借从宽,外单位外借从严;职务工作需要从宽,非职务工作需要从严等。对于借出的档案及信息加工材料,要对其保管和使用情况进行重点跟踪检查,并严格催还与续借手续。总之,不能让借出的档案及其信息加工材料失去控制,更不可出现有借无还现象。

复制供应

复制供应是指档案部门为满足特定利用需求提供档案复制本给用户使用的一种提供利用方式。复制供应既可以是单份档案的复制供应,也可以是成套或配套档案的复制供应。配套复制供应是基层档案部门工作量大且经常进行的一项提供利用工作内容。

复制供应是档案信息多向传递的一种形式,也是档案信息分享性特点的体现。它便于满足工作活动中对档案复用或套用的需要,充分发挥档案作用及经济效益的获得;便于进行科技信息交流交换工作等。但在复制供应工作中,应注意区分具体用户性质、特点及其使用档案的目的等,严格复制供应范围及有偿供应与无偿供应的界限和有偿供应的收费方法、标准等。

咨询服务

咨询服务是档案部门以档案为依据,给档案用户解答有关问题的一种特殊的提供利用工作方式。开展咨询服务工作,按内容分,主要包括两个方面:一方面是针对档案有关问题的咨询服务;另一方面是针对相关工作活动内容的有关问题的咨询服务。做好档案咨询服务能够帮助用户迅速、准确和有效地完成查找和充分参考利用档案及其信息加工材料的目的,也能够充分利用库藏优势,发挥文化事业的职能作用,为本单位、本系统以至国家,在日常工作、科技、生产乃至计划与决策上,提供及时、准确和有效的信息服务。做好咨询服务工作其要求是比较高的,档案工作人员除必须具备一定的档案知识和其他相关性专业知识外,承担咨询服务还要求特别认真负责和小心谨慎。解答的问题、提出的咨询报告或作出的比较、论证以及制定的方案,都必须是有根据的、经过反复论证和比较研究的结果。不能答复的咨询问题不要轻易回复,涉及政策、权益、机密等问题的咨询,要特别处理好。