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文书档案编制目录

 档案编目工作的内容包括填写案卷或卷盒封面及其脊背项目、编制卷内文件或归档文件目录与案卷目录等内容。

一、填写文书档案案卷或卷盒封面及其脊背项目

(一)案卷封面项目及其脊背项目的填写

《归档文件整理规则》执行后,对于立档单位的纸质文书档案材料来说,己经没有了案卷的概念。但立档单位中还有其他门类的档案,且档案馆(室)中己经保管了许多案卷,因此,对档案管理人员而言,案卷封面及其脊背项目的填写也是必须具备的技能。

1.   文书档案案卷封面项目的填写

《文书档案案卷格式》 GB9705-1988)所设计的案卷封面项目及其填写方法如下:

1)   全宗名称。全宗名称相同于立档单位的名称,填写时必须用全称或通用简称。

2)  类目名称。类目名称指全宗内档案分类表中的第一级类目的名称。

3)   案卷题名。案卷题名即案卷标题,一般由档案整理人员自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确,字数以50字内为宜。

4)   时间。时间应填写卷内文件所属的起止时间。

5)   保管期限。保管期限项按整理时所划定保管期限填写。

6)    件、页数。装订的案卷要填写总页数。不装订的案卷要填写本卷的总件数。

7)    归档号。归档号填写文书处理号。有的单位将案卷目录中的室编案卷号作为归档号填写,方便了档案室保管和统计档案,利于以后将档案移交档案馆。

8)    档号。案卷封面的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

2.   文书档案案卷脊背项目的填写

案卷脊背项目包括全宗号、目录号、年度、案卷号,一般用阿拉伯数字横排书写。

(二)卷盒封面及其脊背项目的填写

1.   卷盒封面的填写

卷盒封面填写全宗即立档单位名称,填写时必须用全称或通用简称。

2.   卷盒脊背项目的填写

1)   全宗号。填写档案馆给立档单位编制的代号。

2)   年度。填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2010

3)    保管期限。填写归档文件保管期限的简称或代码。

4)    起止件号。填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接。

5)    机构(问题)。填写作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。该项为选择项,分类方案类目中没分机构(问题),则不用填写。

6)    盒号。填写档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

二、文书档案卷内文件目录的填写方法

1)    顺序号。按卷内文件排列先后顺序填写的序号,亦即件号。

2)    文号。文件制发机关的发文字号,一般应将发文字号的三要素发文机关代字、发文年度、发文编号标识齐全。

3)    责任者。对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。一般应填写全称或通用简称,并不得乱用简称。

4)    题名。即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可以自拟标题,外加“( )”符号。

5)    日期。文件的形成时间。一般用8位阿拉伯数字标识,如“20030418 ,表示文件形成时间为 2003 418日。

6)    页号。卷内文件所在之页的编号。除卷内最后一份文件需要标识其首页和末页所在页码外,其他的文件只用标识文件首页所在的页码。

7)    备注。留待对卷内文件变化时做说明之用。

三、文书档案案卷目录的填写方法

1)  室编案卷号。填写案卷封面的归档号。

2)   馆编案卷号。填写案卷封面的案卷号,亦即案卷目录中案卷的流水顺序号。

3)   题名。填写案卷标题。如果原案卷标题不能揭示案卷内容或标题过于冗长时,一般应重新拟写,将原标题修改后再填写。

4)    年度。填写案卷内文件的主要时间。

5)    页数。填写卷内文件的实有页数。

6)    期限。填写档案整理时所划定的档案的实际保管期限。

7)    备注。填写卷内文件的变化情况,如移出、销毁等。

四、文书档案归档文件目录填写方法

1)    件号。填写室编件号。

2)    责任者。填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

3)    文号。填写文件的发文字号。

4)    题名。填写文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“()”号。

5)    日期。填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909

6)    页数。填写每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

7)     备注。填写注释文件需说明的情况。


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