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区分归档与不归档范围和划分档案保管期限

     要正确区分归档与不归档范围和划分档案保管期限,必须掌握和理解归档范围,不归档范围、档案价值、档案保管期限的概念,以及文件材料归档与不归档范围、各种档案保管期限的构成。

一、   区分文件归档与不归档

文件档案是指单位各内部机构将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理文档案室保存的过程。将来可能补查找、有保存价值的文件一般要归档,属于归档范围;无保存价值的或“重份”文件不归档,属于不归档范围。在归档时要注重坚持以“我”为主、与“我”有关的原则。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定的归档与不归档范围如表所示

归档与不归档范围

1.反映本机关单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料

2.机关单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料

3.本机关单位需要贯彻执行的上级、同级机关单位的文件材料;下级机关单位报送的重要文件材料

4.其它对本机关单位工作具有查考价值的文件材料

1.上级文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本机关单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等

2.本机关单位文件材料中的重份文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录;机关单位内部互相抄送的文件材料;本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料;有关工作参考的文件材料。

3.同级机关单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料

4.下级机关单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料

     机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

     机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

     机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

二、 不同保管期限的档案构成

     档案保管期限是指对档案划定的存留年限,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定的文书档案永久、定期保管范围如表所示。

文书档案永久和定期档案保管范围

永久保管的范围

1.本机关单位制定的法规或政策性文件材料

2. 本机关单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料

3.本机关单位职能活动中形成的重要业务文件材料

4.本机关单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等

5.本机关单位机构演变、人事任免等文件材料

6.本机关单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证文件材料

7.上级机关单位制发的属于本机关单位主管业务的重要文件材料

8.同级、下级机关单位关于重要业务问题的来函、请示与本机关单位的复函、批复等文件材料

定期保管的范围

1.本机关单位职能活动中形成的一般性业务文件材料

2.本机关单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料

3.本机关单位人事管理工形成的一般性文件材料

4.本机关单位一般性事务管理文件材料

5.本机关单位关于一般性问题的请示与上级机关单位的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等

6.上级机关单位制发的属于本机关单位主管业务的一般性文件材料

7.上级和同级机关单位制发的非本机关单位主管业务但要贯彻执行的文件材料

8.同级、下级机关单位关于一般性业务问题的来函、请示与本机关单位的复函、批复等文件材料

9.下级机关单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料

     《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中的附件《文书档案保管期限表》表共有 13 条,具体规定了文书档案的保管期限。

在划分保管期限时一定要“以我为主”:以自己单位制发的文件为主,以和自己单位工作性质、职能、任务密切相关的收文为主。

在划分保管期限时首先要区分会议与非会议文件,然后在非会议文件中再区分出上级、本级、本单位、下级文件,最后利用不同条款划分出文件的保管期限。


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