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创建县级规范化档案室

  

创建县级规范化档案室

 

 

 

 

 

* * * *

二〇〇八年十一月二十五日

 

 

****村党支部、****村委

县级规范化档案室申报材料目录

 

 

                                                                           

 

关于要求对我村规范化档案室进行验收的报告

 

*  *县档案局:

*  *镇人民政府:

我村档案室根据县档案局(200834号文件《关于行政村规范化档案室创建活动的通知》及县委办(2008119号文件《关于加强农村新社区档案工作的通知》的要求,村两委把档案工作作为当前工作的重点,健全档案组织领导,加强档案基础建设。通过近二个月时间的努力,我村建有档案室一间   平方米,配有档案柜   组,健全村档案管理制度并上墙,落实专人负责档案工作,经过整理有各类档案共   卷,    件,其中文书档案    年——     年共   卷,件  盒,会计档案   年——   年共   卷,利用浙江省行政村档案管理软件建立电子档案。

我村认真对照了《 *  * 县行政村档案规范化建设测评标准》,进行逐项自评,认为符合规范化档案室的标准,现申报予以验收。

特此报告

 

 

****

200811 

 

 

 

****村规范化档案室认定申报表

单位名称

 

联系电话

 

 

档案

管理

人员

档案分管领导

 

职务

 

档案负责人

 

职务

 

档案信息员

 

职务

 

档案

基础

设施

档案库房

   

档案柜

    

挂档案室牌子

 

挂档案管理制度

 

 

档案

门类

数量

文本框: 共文书档案

     卷,

   

会计档案

    

科技档案

声像档案

    卷(盒)

村民档案

   

 

 

档案信息化

档案统计

档案查询

是否安装档案管理软件

 

输入档案条目数

 

是否建有档案数量统计台帐

 

是否建立案卷目录

 

是否建立归档文件目录本

 

是否有档案查借阅登记簿

 

单位自评分

 

考核得分

 

初评

意见

 

 

验收

意见

 

审批意见

 

档案规范化建设自查评分表

 

项目

评分内容

标准分

减分说明

自查分

考核分

20

1、有村书记或村民委员会主任分管档案工作,专题研究村级档案管理,及时解决档案工作中的实际问题。

5

未明确分管扣2分;未开会研究扣1分;实际问题未解决扣1-2分。

 

 

2、建立了村档案室,集中统一管理行政村各类档案。

5

未建立村档案室扣2分;档案未集中统一管理扣3分。

 

 

3、配备或明确了政治素质好的档案人员,并经过档案业务培训。

4

未确定档案员不得分;未培训扣2分。

 

 

4、制定了档案管理相关制度,并得到贯彻落实。

4

无制度不得分,未执行好扣1-2分。

 

 

5、开展了档案法制宣传教育工作,村干部档案意识强。

2

未开展不得分。

 

 

20

1、有符合档案保管条件的档案专用库房。

6

无专用库房不得分,库房条件差扣1-2分。

 

 

2、有数量充足,符合档案保管要求的档案装具。

4

装具数量不足扣1分;装具不规范扣1分。

 

 

3、有防光、防火、防盗等保护档案的措施。

3

少一项扣1分。

 

 

4、档案无霉变、虫蛀、鼠咬、发黄变脆等现象。

4

有一种现象扣1分。

 

 

5、无档案损毁、丢失、涂改和泄密等违法行为发生。

3

发生一种违法行为不得分。

 

 

35

1、每年定期做好归档工作,并有登记手续。

3

归档不及时酌情扣分;无登记扣1分。

 

 

2、村党组织、村民委员会、村集体经济组织等村级组织的档案收集齐全。

4

不完整酌情扣分。

 

 

3、村级财务档案收集齐全。

4

不完整酌情扣分。

 

 

4、村务公开和民主管理的档案收集齐全。

4

不完整酌情扣分。

 

 

5、行政村整治、规划和建设的档案收集齐全。

4

不完整酌情扣分。

 

 

6、建立了村民档案,内容包括基本情况登记、养老保险、医疗保险等关系村民切身利益的材料。

4

未建立村民档案,不得分;归档内容不完整,酌情扣分。

 

 

7、文书、科技、会计、声像等各种门类和载体的档案按照村级档案的归档范围收集完整。

4

不完整酌情扣分。

 

 

8、档案分类科学,整理符合规范要求。

6

分类不科学扣1-2分;整理不规范扣1-2分。

 

 

9、编制了档案案卷目录和文件目录。

2

无案卷目录扣1分,无文件目录扣1分。

 

 

25

1、档案人员熟悉室藏,能及时准确地调阅案卷,借阅有登记。

5

档案人员对室藏不熟悉扣1-2分;借阅不登记扣1-2分。

 

 

2、除确需保密的外,村档案室随时向村民提供查阅档案服务,并根据利用需求定期公布档案目录。

4

不向村民提供利用不得分。未开展档案目录公布工作的,扣1分。

 

 

3、根据档案编写了村大事记、基础数据汇编、历史沿革等材料。

6

少一种扣2分。

 

 

4、应用计算机管理系统进行档案管理和检索。

4

未应用不得分。

 

 

5、利用档案为发展经济、新村建设、村务管理、调解纠纷等发挥了积极作用。(举3例说明)

6

1例扣2分。

 

 

总分

 

100

 

 

 

 

备注:考核得分在8090的为县级规范化档案室,90分以上的为县级示范化档案室。

 

* ** *村创建规范化档案室的

* *县档案局:

* *镇人民政府:

我们* *居委会地处* *县西部的* *镇,位于* *东部,区域面积0.85平方公里,现有耕地120多亩,山林面积350多亩,6个居民小组,294户,1147人口,居委会现有在编工作人员4名,现有党员45名,居民代表35名。近年来在上级党委、政府部门的领导下,认真贯彻执行党的路线、方针、政策、紧紧围绕经济建设为中心和新农村建设为中心,解放思想,苦干实干,努力进取,协调发展,经济建设和社会各项事业取得了很好的成绩。到目前为止,全居现在个私企业62家,2007年个私企业产值到1.5亿元,销售收达1.2亿元,居委会现有集体固定资产6000多万元,2007年居级收入达到632万元,居民人均收15000多元,预计2008年居级收可达730多万元。近年来,连续被上级党委评为先进党支部、先进集体的荣誉称号。

随着经济的发展,各行制度的规范健全,档案工作对我居事务管理发挥的作用也越来越大,特别是这次全县统一开展的村(居)档案室规范化创建以来,我居认真落实,及时部署,按照创建规范化档案室的标准要求,落实专门档案室,安装相关设施设备,做好“八防”措施,添置档案装具,落实档案管理人员,建立档案领导班子,健全档案管理制度。目前,我居有单独档案室一间,30个平方米,有档案装具9组,档案室保管的档案自1963年开始,其中1963年至1999年文书档案149卷,2000年至2007年文书档案62563件,1966年至2005年会计档案662卷。

对照标准要求,我居的档案工作主要做了以下几项工作:

一、领导重视,提高认识。

一是召开会议,专题部署。自1030全镇召开动员会以下,我居专门召开了村委会议,由支部书记邵宝明主持,村两委班子参加,商讨部署档案规范化建设的工作目标和任务,落实场所,设立专门档案室,落实资金,添置档案装具,落实专人,限定时间,严格标准。二是成立班子,健全领导。我居成立了创建规范化档案室领导小组,由居委会书记* *担任组长,居委会主任* *担任副组长,由村文书* *担任专管员,大学生村官* *担任信息员,村委其它人员* ** *担任收集员。三是营造氛围,加强宣传。我们邀请了县档案局同志对我居档案联络员进行档案业务培训,特别对收集现有村级档案资源,建立村落文化档案作布置,要求档案联络员收集我居的老照片,历史文化材料,健全档案资源,同时,我们通过* *广播电视台制作了一期* *居委会档案建设的录像片,对全镇人民公开播放,普及档案知晓度。

二、     措施到位,任务落实。

我居一直以来十分重视档案工作,早在1999年,我居曾邀请了县档案局人员对我居档案进行系统化整理,所以我居的档案从1963年——1999年的文书档案、会计档案已经规范整理,共有1963年——1999年的文书档案151卷,会计档案266卷。现在我居主要对1999年——2007年档案用按件整理的办法进行了整理,共有文书档案62563件,会计档案662卷。在对这些档案进行整理的同时,我们十分注重对档案资料的收集,主要收集了以下几个方面的材料:1、村庄规划、道路基础建设的档案材料;2、村落文化的档案材料;3、社会保障的档案材料;4、村务公开、村民自治的档案材料;5、土地权属的档案材料;6、照片、录音录像材料。及时收集了散落在各人手中的材料,进行了整理、归类、排序、编码、并输入电脑,利用东方信腾电子档案管理软件,全部输入电脑,目前,我居共有文件级条目  条,实现了传统档案的电脑化管理,大大加快了查档阅档的速度,我们还把输入电脑的文件级档案条目打成文件包,安装在居委会书记和主任的电脑里,使他们也清楚档案室里的有哪些档案,便于处理居务时利用。

在时间紧,任务重的情况下,我居从支部书记、主任到文书、大学生村官放弃休息时间,处理档案工作中碰到的实际问题。在档案室里,我们安装了空调,悬挂窗帘,保持档案室干燥干净,防晒防尘等,做好“八防”措施。添置了6组档案柜,换掉了原来的木制档案箱,制定了档案室四项制度,档案管理网络图上墙。

三、下步打算

     虽然我们居委会对档案工作花了不少精力、做了大量工作,也取得了一定的成绩,但与县档案局的要求相比还有一定的距离,主要表现在对村民密切相关的民生档案还没有整理齐全,对村内的历史档案收集还不够。因档案工作是行政村(居)历史和现实发展的真实记录,能全面正确反映农民生产、生活,村(居)条活动、历史的沿革,村内大事和农村社区建设的基本面貌,是一项具体的工作台,对于规范、促进新社区建设和管理,巩固基层政权,维护农民切身利益都具有十分重要的意义,档案工作的任务也将越来越繁重,我们将进一步依靠科技,继续完善应用计算机进行档案信息的存储和检索,提高管理效率,并按上级的要求,建立一户一档的规范化目标管理,争创省级行政村示范档案室。

*  * * *居委会

2008

村(居)档案室规范化建设制度

 

一、文件材料立卷归档制度

1、凡是村(居)党组织、村(居)民委员会及所属企事业单位在工作活动中形成的,具有查考保存价值的各种文件材料,都应归档保存。

2、归档的文件材料必须齐全、完整、准确,档案制成材料应符合档案长期保管的要求,并具有法律效用。

3、列入归档范围的各类文件材料应按要求及时向村(居)档案室移交归档,任何部门和个人不得据为己有。

4、文件材料归档时,交接双方应在清点完毕后办理移交手续并在移交清册上签字。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

村(居)档案室规范化建设制度

 

 

二、档案库房管理制度

1、档案库房除档案管理人员外,其他人员不得随意入内。

2、档案库房应有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等防护措施。

3、档案管理人员应每季度或半年开展对室藏档案的专项检查、核对工作,做到帐实相符。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

村(居)档案室规范化建设制度

 

 

三、档案借阅利用和保密制度

1、档案室应积极向村(居)领导和村民提供档案利用,并在村公共场所定期公布开放档案范围说明和目录。

2、单位和个人利用档案时,应填写《档案查阅利用登记簿》,有显著利用效果的应及时向村档案室反馈情况。

3、档案一般不提供对外借阅,确需外借的需经村档案分管领导审批同意。

4、除国家法律法规另有规定外,外单位人员借阅档案或查阅利用有密级和涉及村民隐私的档案,需村档案分管领导审批同意。

5、借阅利用档案过程中要爱护档案,并遵守国家有关保密规定,不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的,按国家有关法律法规予以处罚。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

村(居)档案室规范化建设制度

 

 

四、档案鉴定销毁制度

1、对已到保管期限的村级档案,由村档案人员会同档案形成部门组成鉴定小组进行鉴定;对经鉴定确无保存价值的档案进行登记造册,经村领导签字同意后予以销毁。

2、村会计档案销毁前,需经镇政府的档案和财务部门人员共同审核,签字同意后报村领导批准销毁。

3、档案销毁时应有两人以上同时监销,并在销毁清册上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。

4、档案销毁清册应为文件级档案目录,并逐份登记每份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

**村组织沿革

年份

村名

所辖自然村

书记

村长

会计

妇女主任

1949

 

 

 

 

 

 

1950

 

 

 

 

 

 

1951

 

 

 

 

 

 

1952

 

 

 

 

 

 

1953

 

 

 

 

 

 

1954

 

 

 

 

 

 

1955

 

 

 

 

 

 

1956

 

 

 

 

 

 

1957

 

 

 

 

 

 

1958

 

 

 

 

 

 

1959

 

 

 

 

 

 

1960

 

 

 

 

 

 

1961

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

2007

 

 

 

 

 

 

2008

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

2008200720062005……往前写

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

照片

(档案室门外一张,有档案室牌子)

(档案室制度上墙照片一张)

(档案室里档案箱柜全景照一张)

(打开档案箱门,文书档案照片一张)

(打开档案箱门,会计档案照片一张)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

村特色档案

 

 

因村而宜,有特色档案的可展示,没有特色档案的可略去。


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