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照片档案管理问题

 照片档案管理问题

 

 

  愚宫:照片档案的收集难、整理难是大家公认的事实,对其成因有许多文章在重视程度、宣传力度、人员素质等方面做过一定分析和研究。但我认为照片档案管理难真正病结应在于管理的理念和方法制度,在于没有很好地按照照片形成和发展的规律来考虑,而是以文书纸质档案固有的管理思路和方法进行的。尽管早已有照片档案的管理规定,尽管各档案馆都在努力收集照片,加倍工作,但其收集难、管理难仍一直困扰着大家。在实际的收集和管理工作中,照片档案与其它文书档案等相比有许多的难点。
姜洪源:前段时间,编写《档案志》,我是照片档案的利用者,可以印证愚宫的“我思我想”很有道理。馆藏中,五六十年代的照片极少,八九十年代的照片较多,但不管是那个年代的,都一致地存在“照片说明”的要素不全,甚至有的是孤零零的一张照片,没有文字说明,而且,照片档案与馆藏文书档案统统没有“互见号”。但能找到这些照片也不容易。我采取的笨办法是:拿着五六十年代的照片,找仍健在的老人去辨认;八九十年代的照片,翻找当时的《档案》杂志,用相关的文字内容去对号。这些问题的存在,明眼人都能看出来,一方面是管理问题,但重要的方面还是收集者、整理者的素质问题。
愚宫:照片档案收集的难点主要有五:其一,由于照片与纸质文件的产生机构和形成过程有明显的不同,档案部门很难建立权威性的控制手段和管理地位。产生照片的部门大多是文化、宣传部门,照片档案的形成、著录及归档在很大程度上要依赖拍摄者(宣传干事、记者)完成,但档案部门对其照片的收集、移交又很难形成像处置文件那样有权威性的约束和行政上的管理控制。其二,立档单位很难胜任这一任务,档案馆又难以发挥作用。大多数立档单位由于编制人员有限,实施对散存照片档案的收集与整理的确有一定的困难,很难胜任此工作;档案馆通常只负责接收各立档单位上交的档案,对于照片档案难以进行收集和介入照片档案的整理立卷工作,也很难发挥作用。其三,照片不能适用文书档案接收整理周期。按照文件生命周期性理论,规定了文件当办理完毕后才会归档立卷;而照片的产生特点和规律决定了它是在刚刚拍摄完成阶段才相对集中完整,事后很难再收集齐全,特别是对照片所反映的主题情况及摄影数据,很难详尽准确表述和记录。其四,照片的多样性和数量的不可预知使档案部门很难进行掌控。比如我们在工作中经常遇到这样的尴尬情况,一次活动拍摄者交给你几十张照片,档案人员又是著录、又是扫描,归档、立卷做了大量的工作,但真正最好的瞬间、最精彩的镜头却被摄影者私存了。其五,资金财力的不足,也使档案部门难以有所作为。随着著作权、版权意识的增强和对拍摄者利益的维护,今后的照片收集会面临对经费的要求和购买版权等问题,仅靠档案部门有限的业务费根本无法支撑和应付。
照片档案管理的难点主要有六:其一,照片全宗归属问题。按照《规范》,照片档案是以全宗——年度——问题进行分类的。但在实际工作中,是以形成单位(拍摄者)还是以所针对单位(被拍摄者)来归属全宗,成为困扰照片档案归档的难题。如果以照片形成单位(拍摄者)划归全宗,拍摄者所在单位与被拍摄单位往往不同,有时拍摄者会来自多个不同的单位。假如按所针对单位(被摄者)划归全宗,该立档单位很难将外单位拍摄反映本单位的图片完整收集归档。其二,以年度为分类标志存在年代难判断的问题,而且各年度照片档案始终处于动态的调整状态。一些早年甚至是几年前形成的照片,如果没有及时的著录,就很难判定其实际拍摄时间和准确的形成年度。照片会随着新的发现、收集而不断扩充,照片档案也将会伴随着不断接收、随时插入和重新排列,使照片档案始终处于动态的调整中。其三,管理需要的编码种类繁杂,操作不便。按照目前照片档案管理的要求,照片有全宗号、目录号、卷号、照片号、子件号、底片号、参见号、光盘号、电子文件号等等,整理、标注很是麻烦,给档案管理者和利用者带来诸多不便。其四,以“组”为单位管理和著录不利于照片利用。按照照片档案的著录要求,“同一事由的一组照片作为一个条目著录”,这就忽视了对其中某单一照片的详细描述,利用中被查人如果当时不是事件的主角就很难检索到位。其五,照片对说明文件及元数据的依赖性。照片离开了说明就不能很好地发挥作用,但在载体上他们之间又是分离的。在现实的管理中和提供利用时很容易使照片与说明分家,发生张冠李戴或标注错误的问题。其六,照片的质量和数量难以保证。照片的质量是由拍摄者的技术水平和上交人的工作态度决定。照片数量的多少、品质的高低都直接影响着照片档案的整体质量。“数量多而不全”、“照片说明要素不全”的现象司空见惯,难以确保照片档案的质量。
马帅章:最近在一个单位的档案室看到了很多照片就摆在了窗台上或者是桌子上,很多照片都是本单位组织活动拍摄的或者是外单位参观以及领导合影等活动的真实再现记录。仔细看这些照片,有些已经开始发黄,载体发生了软化和翻卷,清晰度也减弱许多。据档案室老师介绍,有许多照片虽然以及整理入册,但是有些特殊尺寸的照片难以被统一规定的照片案卷册所容纳,这些照片的保存问题比较突出。另外,关于照片档案的管理与保管,很多保护性的措施难以有效实施,这也是照片档案管理面临的一个亟待解决得问题。文书档案作为档案室的保管主体,照片档案及其他载体的特殊档案的管理很大程度上取决于管理人员的意识及态度,另外技术性的要求也需要考虑。
孙大东:我觉得收集照片档案的最终目的还是提供利用,因此收集照片档案时,其基本要素——内容、结构和背景一定要俱全才能发挥作用,尤其是要有反映背景信息的文字说明,否则时间一长就等于形同虚设。
愚宫:如何做好照片档案管理呢?我想可从以下两方面入手:
其一,要改变观念,建立“大全宗”的理念,档案馆直接管理照片档案。所谓“大全宗”就是以档案馆所能管理的档案范围为照片的基本管理单位,简而言之就是一个馆所覆盖的全宗群视为一个大全宗。由立档单位整理上交改为档案馆直接参与照片的收集整理工作。可通过建立照片档案的产生、接收网络,直接参与、催交、指派、特约、委托等形式来影响、引导和监督照片的形成与流向,最终将有价值的图片精品收集进馆。这种做法有以下优点:一是在照片的收集和整理上避开划分全宗的难题。二是便于采取主动的方式进行收集和整理。三是可以保证照片档案及时接收归档。四是档案馆可以指派专门人员负责对进馆照片进行鉴定,做到边收集边归档,及时标注照片档案说明,有效地保证照片档案的质量。
其二,要改变模式,采用照片档案管理新的模式。(1)保持照片档案的实体,采用大流水一号制编排。就是以征集和接收进馆并整理好的图片的顺序编号,打破年度界限,使同一事件的照片同时整理,相对集中排列。(2)数字化影像和说明做一体化处理。将照片的必著项内容添加镶嵌到影像文件属性中,让照片说明始终捆绑在影像文件中,无论是利用者或管理者都可以通过照片的属性看到照片的文字说明。文字说明项目应当规范,比如按照国标,文字说明主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。可以利用原有的数据库数据批量添加图片属性,或从文件属性的文字说明中反向自动提取信息生成数据库。(3)建立网上提供、传递和交流的信息服务平台。以整理好的照片档案为基础,形成本系统的电子图片库,通过档案馆综合信息网建立适应供求关系的照片检索调阅系统。
刘艳茹:照片档案收集的难度虽然很大,实际上,随着时代的发展、科技的进步、照片档案存储方式的多样化,照片档案的收集、整理又增加了很多便利条件。我认为:首先要更新工作理念。把照片档案的收集与文书档案放到同等重要的位置,加强收集督导,强化归档指导。整个档案部门理念的更新必定会带来档案事业的创新。二是改革照片档案接收与保存方式。档案馆既可接收照片档案实体,也可接收电子版照片档案,还可接收在各种存储介质的照片档案与多媒体音频、视频档案。三是所收集的照片档案必须能够说明照片档案的基本内容,即照片档案六要素,事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
亓晓华:随着现代科学技术的不断发展,照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段,由此,照片、声像档案档案大量的增加。对这种新型档案,我认为大部分单位还比较重视,做到了及时收集、整理、归档,并切实加强了保护措施。但是,还存在着一部分人根本就不知道什么是照片档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;另一部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些照片档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分照片档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了照片档案的长久保护和开发利用。正是因为这些人在认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的在第一关形成和归档上不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,自然照片档案也就会流失一大部分。因此,我认为,目前我们各级档案馆及各单位档案室保护照片档案的完整,有效地开发利用声像档案信息资源,已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。
白桦:照片档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位,是一个关键性的基础工作环节。如何做好照片档案的收集工作?一要加强宣传,提高对照片档案的归档意识。首先,作为档案管理人员应该不断加强对照片档案工作意义、作用的认识,尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作。其次,档案部门必须采取多种有效措施和途径,大力宣传照片档案的价值和重要性,以增强公众的档案意识,了解照片档案在社会进步和发展中的重要地位和作用,扩大照片档案在公众中的影响,使照片档案收集工作获得社会各界的支持。二要完善收集法规,明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循,步入制度化、规范化管理的轨道,必须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求,对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定,以增强收集的权威性,确保收集渠道的畅通。三要扩大收集渠道,通过多种方式收集照片档案。为解决照片档案收集难问题,保证照片档案的齐全完整及质量,档案馆可采取如下方法:一是到各机关、企事业单位等收集或翻拍照片档案;二是向个人有偿或无偿收集照片资料;三是通过档案馆外出拍摄积累照片资料,即档案馆可配合当地发生的重要活动深入事件发生现场拍摄第一手照片资料,这是一种行之有效的照片档案积累方式。

 


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